個人情報保護について

はじめに

当社は、「明治グループ企業行動憲章」はじめ、「コンプライアンス・プログラム・ガイドライン」等、社内規程に基づき個人情報の保護に努めてまいります。

個人情報保護の方針

1. 当社の名称・住所・代表者の氏名

Meiji Seika ファルマ株式会社
〒104-8002 東京都中央区京橋二丁目4番16号
代表取締役社長 小林 大吉郎

2. 個人情報の定義

当社が定める個人情報は、以下のとおりです。

• (1)生存する社内外の個人に関する情報で、氏名、生年月日、住所、個人番号、その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの
• (2)生存する社内外の個人に関する情報で、他の情報と照合することで容易に特定の個人を識別することができるもの
• (3)生存する社内外の個人に関する情報で、個人識別符号が含まれるもの
• (4)その他法律に定めるもの。また、特定個人情報とは、個人番号をその内容に含む個人情報を意味します。

3. 個人情報の取得方法

当社は、その利用目的の達成に必要な範囲内で、適切な方法により取得します。

4. 個人情報の利用の制限

当社は、個人情報を利用する際に、法律の定めがあるものはその範囲内で利用し、法律の定めがないものについては、予めその利用目的をできる限り明確に定めます。

5. 個人情報の提供

当社は原則として、データベース等により容易に検索可能な状態にした個人情報（以下「個人データ」といいます。）の第三者提供はいたしません。ただし、利用目的の達成に必要な範囲内で個人データの取り扱いを第三者に委託する場合は、必要かつ適切な監督を行います。

6. 個人情報の適正管理

当社は、個人データについて、漏洩、紛失・滅失、毀損・改竄又は不正アクセスの防止、その他安全管理のため、組織的、人的、物理的及び技術的に必要かつ適切な措置を講じます。当該措置に関しては、別途「個人情報保護規程」及び部署ごとに作成する「標準業務手順書」において具体的に定めておりますが、その主な内容は以下のとおりです。

（人的安全管理措置）

• (1)個人情報保護責任者は、個人情報の取扱実態についての自主点検の結果を踏まえ、所属員に対して改善措置を示達するとともに、その徹底を図っています。
• (2)個人情報取扱責任は、自己が責任を負うべき個人情報取扱業務について、個人情報取扱上の留意事項を付記したワークフロー図に基づき適切な教育・訓練を実施しています。

（物理的安全管理措置）

• (1)個人情報取扱業務は、全室入退室管理をしている物理的に保護されたフロアで実施しています。
• (2)離席時には個人情報が記載・記録された文書、USBメモリ、携帯可能なコンピュータ等を机上に放置しないものとします。
• (3)離席時にはパスワード付のスクリーンセイバーを起動させるものとします。
• (4)個人情報が記載・記録された媒体は、所定の場所に施錠しています。

（外的環境の把握）
個人データを保管している中国（香港）等における個人情報の保護に関する制度を把握したうえで安全管理措置を実施しています。

7. 保有個人情報の開示・訂正・利用等への対応

当社は、ご本人又は代理人から保有個人データの開示・訂正等を求められた場合、適切かつ迅速に対応します。

8. 個人情報保護の社内体制について

当社は、個人情報保護管理者を選任し、個人情報を取扱う従業員に対して、適正な監督並びに教育訓練を行うとともに、定期的に個人情報内部監査を実施し、個人情報保護を徹底します。

9. 個人情報保護方針の見直し・改善について

当社は、個人情報の取扱いをより適正なものにするために、この個人情報保護方針を適宜見直し、継続的に改善します。

10. 個人情報に関するお問い合わせ先

個人情報に関するお問い合わせは、下記窓口までお願いいたします。

11. 当社の所属する認定個人情報保護団体について

当社は、厚生労働大臣の認定を受けた認定個人情報保護団体である「日本製薬団体連合会」の対象事業者です。同会では、対象事業者の個人情報の取扱いに関する苦情・相談を受け付けております。お問い合わせは下記窓口までお願いいたします。

個人情報の利用目的

1. 医師、獣医師、薬剤師その他の医療関係者の方に関する個人情報の利用目的

• (1)安全性又は有効性に関する情報の収集・提供
• (2)調査、研究
• (3)治験、製造販売後調査等の依頼及び実施
• (4)情報の提供・収集・検討
• (5)インターネットサイトの会員認証及び会員への連絡
• (6)官公庁への届出・報告、その他の行政対応
• (7)その他上記に準ずる又は関連する業務の実施

2. 卸売業者、サプライヤー、借入先、貸付先、コンサルタント（弁護士・公認会計士等を含む）、の方に関する個人情報の利用目的

• (1)契約関係・債権債務関係に基づく権利の行使・義務の履行及びそれらに関連する情報の提供・収集・検討
• (2)官公庁への届出・報告、その他の行政対応
• (3)その他上記に準ずる又は関連する業務の実施

3. くすり相談室ご利用者に関する個人情報の利用目的

• (1)ご相談にかかわる対応
• (2)製品の製造者、販売者、医療関係者等への連絡・提供

4. 採用業務にかかわる情報の利用目的

採否の検討及び決定並びに採否の連絡、及び情報提供

5. 社員等（過去に社員等であった者を含む）並びに社員等の配偶者及び親族等に関する個人情報の利用目的

• (1)人事、報酬、福利厚生、安全衛生などの管理
• (2)労働組合、健康保険組合、年金基金、子会社及び関連会社等への連絡・提供
• (3)社内報等の配付物の作成及び送付
• (4)OB会等親睦活動における連絡、配付物等の送付
• (5)官公庁への届出・報告、その他の行政対応
• (6)その他上記に準ずる又は関連する業務の実施

6. 特定個人情報の利用目的

• (1)源泉徴収票作成事務
• (2)財産形成住宅貯蓄・財産形成年金貯蓄に関する申告書、届出書及び申込書提出事務
• (3)健康保険・厚生年金保険届出事務
• (4)健康保険・厚生年金保険申請・請求事務
• (5)雇用保険・労災保険届出事務
• (6)雇用保険・労災保険申請・請求事務
• (7)雇用保険・労災保険証明書作成事務
• (8)確定給付企業年金の給付にかかる源泉徴収票等作成事務
• (9)役員・従業員持株会の会員である者について、従業員持株会への提供
• (10)不動産取引に関する支払調書作成事務
• (11)報酬、料金、契約金及び賞金に関する支払調書作成事務

共同利用

当社は、以下のとおり個人データを共同利用いたします。

1. 医療関係者の個人データの共同利用

株式会社日本アルトマークのメディカルデータベースに含まれる個人データの共同利用
・共同利用する個人データの管理について責任を有する者

※共同して利用される個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的、個人データの管理について責任を有する会社の名称及び住所並びに代表者の氏名については、株式会社日本アルトマークのインターネットサイトをご覧ください。

2. 当社の役員・従業員（退職者を含みます）の個人データの共同利用

• ①個人データの項目氏名、性別、生年月日、出身地、勤務先名・住所・電話番号・電子メールアドレス、役職・職位・資格、人材配置・勤怠状況・給与、健康診断結果等業務上必要な人事・労務管理情報
• ②範囲明治ホールディングス株式会社 及び子会社、関連社
• ③利用目的「個人情報の利用目的」4、5に記載のとおり
• ④個人データの管理について責任を有する会社の名称及び住所並びに代表者の氏名上記個人情報保護の方針1に記載のとおり

3. 当社の役員・従業員のご家族に関する個人データの共同利用

• ①個人データの項目氏名、性別、生年月日、住所・電話番号
• ②範囲明治ホールディングス株式会社及び子会社、関連社
• ③利用目的「個人情報の利用目的」4、5に記載のとおり
• ④個人データの管理について責任を有する会社の名称及び住所並びに代表者の氏名上記個人情報保護の方針1に記載のとおり

4. 当社の従業員の個人データの共同利用

• ①個人データの項目氏名、性別、生年月日、住所、電話番号、社員番号、所属、役職、職能・役割等級、勤務地、会社メールアドレスなど
• ②範囲明治ホールディングス従業員持株会
• ③利用目的入会希望者の入会資格の確認など
• ④個人データの管理について責任を有する会社の名称及び住所ならびに代表者の氏名上記個人情報保護の方針1に記載のとおり

開示・訂正・利用停止等の請求について

当社では、以下の手順に則って、ご本人又は代理人から、保有個人データの「利用目的通知・開示」、「訂正・追加・一部消去」、「利用・第三者提供停止、全部消去」、「第三者提供記録開示」の求めに対応しております。なお、ウェブサイトから直接請求することはできませんので、ご注意ください。

1. 受付窓口

〒104-8002
東京都中央区京橋2-4-16 Meiji Seika ファルマ株式会社 総務部 宛
電話番号 03-3273-6030(代表)
受付時間 9:00～17:00(土日祝日を除く)

2. 請求方法

(1)請求書に(2)本人確認書類（代理人の場合は、代理人であることを証明する書類及び委任状）を添えて、(3)必要ある場合には手数料を同封のうえ、郵便にてご送付ください。（送料は、自己負担でお願いいたします）。
(1)請求書以下より該当する請求書をダウンロードしていただき、必要事項をご記入ください

(2)ご本人確認のために必要な書類
下記書類の写し（コピー）を1通ずつ2種類ご準備ください。

• ①運転免許証
• ②旅券（パスポート）
• ③各種健康保険被保険者証
• ④各種年金手帳または基礎年金番号通知書
• ⑤戸籍謄・抄本（発行後3ヶ月以内のもの）
• ⑥住民票（発行後3ヶ月以内のもの）
• ⑦身分証明書
  なお、代理人の方は上記書類の他に代理権を確認できる書類をご準備ください。
• ⑧委任状（形式は問いません。ご本人の署名、捺印のあるもの）
• ⑨戸籍謄本（発行後3ヶ月以内のもの）
• ⑩後見人、保佐人であることを証明できる書類

※必要書類に不明確な内容があった場合には、確認のため連絡させていただく場合がございます。また、代理にてご請求いただいた場合、ご本人にご確認の連絡をさせていただく場合がございます。

(3)手数料
保有個人データの開示のお申し出の場合、郵送実費として、1件あたり800円分の郵便切手を申請書類に同封して下さい。保有個人データの開示のお申し出については、確実にご本人又は代理人の方にお届けするため、御連絡いただいた宛先に、配達証明付き書留郵便又は当社所定の電磁的方法にて回答いたします。（電磁的記録の開示、および他のお申し出の場合は必要ありません）

※保有個人データの開示のお申し出の場合、800円分の郵便切手が同封されていない場合又は不足している場合は、その旨ご連絡申し上げますが、所定の期間にお送りいただけない場合は、お申し出に応じかねますので、ご了承ください。

(4)回答方法
当社は、原則として請求書類一式を受領した後30日以内を目安に、ご請求いただいた方が指定する記載住所宛てに書面にて回答いたします。なお、電磁的記録による回答を希望された方に対しましては、選択された開示方法により回答いたします。

(5)ご請求に応じられない場合について
下記のような場合、ご請求に応じられない場合がございます。その場合、請求結果にてその旨を明記して回答いたします。また、手数料に関しては、返却できませんので予めご了承ください。

• ①ご本人の確認ができない場合
• ②代理人によるご請求に際して、代理権が確認できない場合
• ③各種請求書・ご本人確認書類に不備があった場合
• ④手数料が未払いであった場合
• ⑤ご本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
• ⑥当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
• ⑦他の法令に違反することとなる場合

(6)各種請求手続にて取得された個人情報の利用目的
各種請求書に記載された請求人及び代理人に関する個人情報は、各請求書によるお求めへの対応、及び当社における個人情報保護の改善のためにのみ利用させていただきます。