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個人情報保護について

はじめに

Meiji Seika ファルマ株式会社(以下、「当社」といいます)は、「明治グループ企業行動憲章」はじめ、「コンプライアンス・プログラム・ガイドライン」等、社内規程に基づき個人情報の保護に努めてまいります。

個人情報保護の方針

1. 個人情報の定義

当社が定める個人情報は、以下のとおりです。
(1)生存する社内外の個人に関する情報で、氏名、生年月日、住所、個人番号、その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの
(2)他の情報と照合することで容易に特定の個人を識別することができるもの
(3)その他法律に定めるもの
また、特定個人情報とは、個人番号をその内容に含む個人情報を意味します。

2. 個人情報の取得方法

当社は、その利用目的の達成に必要な範囲内で、適切な方法により取得します。

3. 個人情報の利用の制限

当社は、個人情報を利用する際に、法律の定めがあるものはその範囲内で利用し、法律の定めがないものについては、予めその利用目的をできる限り明確に定めます。

4. 個人情報の提供

当社は原則として、個人情報の第三者提供はいたしません。
ただし、利用目的の達成に必要な範囲内で個人データの取り扱いを第三者に委託する場合は、必要かつ適切な監督を行います。

5. 保有個人情報の開示・訂正等への対応

当社は、ご本人または代理人から保有個人情報の開示・訂正等を求められた場合、適切かつ迅速に対応します。

6. 個人情報の適正管理

当社は、関連法令および当社の社内規程を遵守して個人情報および特定個人情報を適正に取り扱います。

個人情報の利用目的

1. 当社の事業領域にかかわる、以下に関する個人情報の利用目的

(1)安全性または有効性に関する情報の収集・提供
(2)調査、研究
(3)治験、製造販売後調査等の依頼及び実施
(4)情報の提供・収集・検討
(5)インターネットサイトの会員認証及び会員への連絡
(6)官公庁への届出・報告、その他の行政対応
(7)その他上記に準ずる又は関連する業務の実施

2. くすり相談室ご利用者に関する個人情報の利用目的

(1)ご相談にかかわる対応
(2)製品の製造者、販売者、医療関係者等への連絡・提供

3. 卸売業者、サプライヤー、借入先、貸付先、コンサルタント(弁護士・公認会計士等を含む)、の方に関する個人情報の利用目的

(1)契約関係・債権債務関係に基づく権利の行使・義務の履行及びそれらに関連する情報の提供・収集・検討
(2)官公庁への届出・報告、その他の行政対応
(3)その他上記に準ずる又は関連する業務の実施

4. 採用業務にかかわる情報の利用目的

(1)採否の検討及び決定ならびに採否の連絡、および情報提供

5. 社員等(過去に社員等であった者を含む)ならびに社員等の配偶者及び親族等に関する個人情報の利用目的

(1)人事、報酬、福利厚生、安全衛生などの管理
(2)労働組合、健康保険組合、年金基金、子会社及び関連会社等への連絡・提供
(3)社内報等の配付物の作成及び送付
(4)OB会等親睦活動における連絡、配付物等の送付
(5)官公庁への届出・報告、その他の行政対応
(6)その他上記に準ずる又は関連する業務の実施

6. 「個人番号」の利用目的

(1)源泉徴収票作成事務
(2)財産形成住宅貯蓄・財産形成年金貯蓄に関する申告書、届出書及び申込書提出事務
(3)健康保険・厚生年金保険届出事務
(4)健康保険・厚生年金保険申請・請求事務
(5)雇用保険・労災保険届出事務
(6)雇用保険・労災保険申請・請求事務
(7)雇用保険・労災保険証明書作成事務
(8)確定給付企業年金の給付にかかる源泉徴収票等作成事務
(9)役員・従業員持株会の会員である者について、従業員持株会への提供
(10)不動産取引に関する支払調書作成事務
(11)報酬、料金、契約金及び賞金に関する支払調書作成事務

共同利用

当社は、以下のとおり個人情報を共同利用いたします。

1. 医療関係者の個人情報の共同利用

株式会社日本アルトマークのメディカルデータベースに含まれる個人情報等の共同利用
・共同利用する個人情報等の管理について責任を有する者
株式会社日本アルトマーク
※共同して利用される個人情報等の項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的については、株式会社日本アルトマークのインターネットサイトをご覧ください。

2. 当社の役員・従業員(退職者を含みます)の個人情報等の共同利用

@個人情報の項目
氏名、性別、生年月日、出身地、勤務先名・住所・電話番号・電子メールアドレス、役職・職位・資格、人材配置・勤怠状況・給与等業務上必要な人事・労務管理情報

A範囲
明治ホールディングス株式会社 および子会社、関連社

B利用目的
「個人情報の利用目的」4、5に記載のとおり

3. 当社の役員・従業員のご家族に関する個人情報等の共同利用

@個人情報の項目
氏名、性別、生年月日、住所・電話番号

A範囲
明治ホールディングス株式会社 および子会社、関連社

B利用目的
「個人情報の利用目的」4、5に記載のとおり

開示・訂正・利用停止等の請求について

当社では、以下の手順に則って、ご本人または代理人から、保有個人データの「利用目的通知・開示」、「訂正・追加・一部消去」、「利用・第三者提供停止、全部消去」の求めに対応しております。
なお、ウェブサイトから直接請求することはできませんので、ご注意ください。

1. 受付窓口

〒104-8002
東京都中央区京橋2-4-16
Meiji Seikaファルマ株式会社 総務部総務グループ 宛
電話番号 03-3273-6030(代表)
受付時間 9:00〜17:00(土日祝日を除く)

2. 請求方法

(1)請求書に(2)本人確認書類(代理人の場合は、代理人であることを証明する書類および委任状)を添えて、(3)必要ある場合には手数料を同封のうえ、郵便にてご送付ください。(送料は、自己負担でお願いいたします)。

(1)請求書
以下より該当する請求書をダウンロードしていただき、必要事項をご記入ください
@利用目的通知・開示請求方法
A訂正・追加・一部消去請求方法
B利用・第三者提供停止、全部消去請求方法

(2)ご本人確認のために必要な書類
下記書類の写し(コピー)を1通ずつ2種類ご準備ください。
@運転免許証
A旅券(パスポート)
B各種健康保険被保険者証
C各種年金手帳
D戸籍謄・抄本(発行後3ヶ月以内のもの)
E住民票(発行後3ヶ月以内のもの)
F身分証明書

なお、代理人の方は上記書類の他に代理権を確認できる書類をご準備ください。
G委任状(形式は問いません。ご本人の署名、捺印のあるもの)
H戸籍謄本(発行後3ヶ月以内のもの)
I後見人、保佐人であることを証明できる書類
※必要書類に不明確な内容があった場合には、確認のため連絡させていただく場合がございます。また、代理にてご請求いただいた場合、ご本人にご確認の連絡をさせていただく場合がございます。

(3)手数料
保有個人データの開示のお申し出の場合、郵送実費として、1件あたり800円分の郵便切手を申請書類に同封して下さい。保有個人データの開示のお申し出については、確実にご本人または代理人の方にお届けするため、御連絡いただいた宛先に、配達証明付き書留郵便にて回答いたします。(他のお申し出の場合は必要ありません)
※保有個人データの開示のお申し出の場合、800円分の郵便切手が同封されていない場合または不足している場合は、その旨ご連絡申し上げますが、所定の期間にお送りいただけない場合は、お申し出に応じかねますので、ご了承ください。

(4)回答方法
当社は、ご請求いただいた方が指定する記載住所宛てに、原則として請求書類一式を受領した後30日以内を目安に、書面にて回答いたします。

(5)ご請求に応じられない場合について
下記のような場合、ご請求に応じられない場合がございます。その場合、請求結果にてその旨を明記して回答いたします。また、手数料に関しては、返却できませんので予めご了承ください。
@ご本人の確認ができない場合
A代理人によるご請求に際して、代理権が確認できない場合
B各種請求書・ご本人確認書類に不備があった場合
C手数料が未払いであった場合
Dご本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
E当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
F他の法令に違反することとなる場合

(6)各種請求手続にて取得された個人情報の利用目的
各種請求書に記載された請求人および代理人に関する個人情報は、各請求書によるお求めへの対応、および当社における個人情報保護の改善のためにのみ利用させていただきます。

個人情報に関するお問合せ先

個人情報に関するお問合せは、下記窓口までお願いいたします。

受付窓口 〒104-8002
東京都中央区京橋2-4-16
Meiji Seikaファルマ株式会社 総務部総務グループ 宛
電話番号 03-3273-6030(代表)
受付時間 9:00〜17:00(土日祝日を除く)

当社の所属する認定個人情報保護団体について

当社は、厚生労働大臣の認定を受けた認定個人情報保護団体である「日本製薬団体連合会」の対象事業者です。
同会では、対象事業者の個人情報の取扱いに関する苦情・相談を受け付けております。
<お問合せ先>
日本製薬団体連合会 個人情報保護センター
〒103-0023 東京都中央区日本橋本町3丁目4-18 昭和薬貿ビル4F
電話番号:03-3270-1810
受付時間:10:00〜16:00(土日、祝日その他所定の休日を除く)
ホームページ:http://www.fpmaj.gr.jp/

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